SMART Doelen stellen, een volledige stap voor stap handleiding

Doelen stellen is belangrijk. Die uitspraak is inmiddels algemeen geaccepteerd. Toch is daarmee het verhaal niet klaar. Er zijn namelijk handige en onhandige doelen. In dit artikel gaat het over een goede manier om doelen te stellen, de SMART-methode.

Je leert in dit artikel:

– Een stap voor stap methode om je doelen SMART te maken – Wat er verder nodig is om goede doelen te stellen – De meest gemaakte fouten bij het stellen van doelen (en hoe je die kunt voorkomen)

Inhoud van dit artikel:

• Waarom persoonlijke doelen stellen?
• Wat zijn SMART doelen?
• Gevaren bij het stellen van SMART doelen
• Een praktische gids om SMART doelen te stellen
• Tot slot

Waarom persoonlijke doelen stellen?

In het kort: doelen stellen werkt.

Dat het belangrijk is om doelen te stellen weet bijna iedereen. Toch zien we binnen organisatie dat het bijna nooit gedaan wordt. Dat terwijl elke leiderschapstheorie stelt dat duidelijke doelen stellen belangrijk is voor een leider. Of het nu over transformationeel, situationeel of authentiek leiderschap gaat. Dat is zonde want binnen de psychologie is er nauwelijks onderzoek dat zo duidelijk naar een richting wijst. Doelen stellen werkt onder bijna alle omstandigheden beter dan geen doelen stellen.

In hun meta-analyse (een artikel dat andere onderzoeken samenvat) stellen Locke & Latham het als volgt:

[su_quote]Het is gebleken dat het stellen van specifieke, moeilijke doelen het presteren versterkt. Het onderzoek is gedaan onder 40.000 mensen in 8 landen met behulp van 100 verschillende taken. De onderzoeken zijn gedaan in laboratoria, simulaties en praktijksituaties. Het effect is gemeten op kwantiteit, kwaliteit, gewerkte uren, betrokkenheid bij het werk en nog meer. Het onderzoek duurde van 1 minuut tot 25 jaar. De effecten zijn niet alleen gevonden bij individuele werknemers, maar ook bij teams en complete organisaties. De effecten worden gevonden wanneer de doelen door de medewerkers gesteld worden en wanneer ze toegewezen worden.[/su_quote]

Het is goed om ook te begrijpen waarom doelen stellen werkt. In hetzelfde artikel staan vier redenen genoemd:

1. Doelen geven een richting

Doelen geven aan wat belangrijk is en wat minder belangrijk is. Ze sturen daarom je gedrag en je gedachten. Als je net een blauwe volkswagen hebt gekocht, zie je ineens overal dit soort auto’s. Dit is niet omdat er meer auto’s van dat merk zijn, maar omdat jij ze sneller opmerkt. Doelen hebben hetzelfde effect. Ze zorgen ervoor dat je meer mogelijkheden ziet, meer denkkracht inzet en meer actie onderneemt om het doel te bereiken.

2. Doelen geven energie

Stel dat je twee groepen proefpersonen twee soorten taken geeft:

Groep 1: Maak zoveel mogelijk van de opdrachten Groep 2: Streef er naar om in ieder geval 40 opdrachten te maken

Wie denk je dat meer opdrachten maakt? Als je gegokt hebt dat het groep twee was, heb je het helemaal goed.

Mensen die een duidelijk doel hebben meegekregen zullen zich inzetten om dat doel te halen. Terwijl mensen die te horen hebben gekregen om “gewoon hun best te doen” vaak al snel opgeven.

3. Doelen vergroten het doorzettingsvermogen

Mensen werken niet alleen meer, maar blijven zich ook langer inspannen wanneer het tegenzit. Ze geven met andere woorden minder snel op.

In een bijzonder sadistisch experiment zetten de onderzoekers mensen aan een onoplosbare puzzel. Mensen die een duidelijk doel mee kregen (de puzzel moet binnen 45 minuten klaar zijn) hielden het veel langer vol dan mensen die te horen hadden gekregen om gewoon hun best te doen.

4. Doelen vergroten je creativiteit

Mensen zullen zich, als ze eenmaal een doel hebben, volledig inzetten om dat doel te behalen. Dat betekent dat ze al hun capaciteiten er voor zullen aanwenden. Wanneer ze een duidelijk doel hebben zullen al hun beschikbare kennis & kunde, eerdere ervaringen en oplossingsgerichte vaardigheden inzetten om het doel te behalen. Terwijl mensen zonder doel veel minder lang zullen nadenken over hoe ze de taak moeten aanpakken.

Doelen stellen is dus geen magische methode om je doelen te behalen als je het maar graag genoeg wil. Het zorgt er daarentegen voor dat je meer actie gaat ondernemen om het doel te halen.

Wat zijn SMART doelen?

SMART is een acroniem voor de volgende woorden:

Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden

Hieronder zet ik uiteen wat we hiermee bedoelen. Aan de hand een specifiek organisatie-doel: meer omzet halen.

Specifiek

Als je een doel stelt, is het belangrijk dat iedereen precies weet wat met het doel bedoeld wordt. Stel bijvoorbeeld dat je als organisatie meer geld wilt verdienen. Je zou dat doel op verschillende manieren kunnen stellen:

• Meer omzet maken
• Winst verhogen
• Meer klanten binnenhalen
• Extra producten ontwikkelen
• Uitgaven beperken

Het is voorstelbaar dat alle stappen er toe kunnen leiden dat je meer geld verdiend. Toch is het handig om in het doel al aan te geven wat je nu precies wilt bereiken. Als je kiest voor “winst verhogen”, heb je nog steeds niet een specifiek doel. Als je namelijk je winst met 1 euro verhoogd, heb je weliswaar je doel gehaald, maar zul je niet heel tevreden zijn. Beter is het om als doel te zetten dat je 20% meer winst wil behalen. Dan pas heb je een specifiek doel.

Meetbaar

Meetbaar en specifiek gaan hand in hand als het gaat over SMART doelen stellen. Stel dat je de klanttevredenheid wil vergroten. Dat is op zich een legitiem doel, maar je moet dan wel aangeven waar je die klanttevredenheid aan afmeet.

Je zou bijvoorbeeld een onderzoek kunnen doen naar de klanttevredenheid en dit het jaar erna weer doen. Je zou ook naar “returning customers” kunnen kijken. Hoeveel van je klanten komen terug om weer zaken met je te doen?

Als iets specifiek is, moet het ook meetbaar zijn. Een voordat je iets kunt meten, moet het wel specifiek gemaakt zijn. Deze twee gaan dus samen. Tijdgebonden hoort hier wat mee betreft ook bij, maar daar hebben we het later over.

Acceptabel

Dit onderdeel van SMART doelen stellen speelt vooral wanneer je doelen stelt die invloed op anderen hebben. Bijvoorbeeld als je doelen stelt in je gezin of in een organisatie.

Stel dat jij graag de klanttevredenheid wilt vergroten, maar je baas wil de kosten verlagen. Over het algemeen zijn dat twee doelen die elkaar tegenwerken. Het gaat dus een uitdaging worden om dit doel te realiseren. Dit deel wordt vaak over het hoofd gezien, maar is enorm belangrijk, vooral binnen organisaties. Als je anderen niet mee krijgt, is het enorm moeilijk om ze mee te krijgen.

Realistisch

Doelen inspireren, maar alleen als ze realistisch zijn. In hun boek “Built to last” spreken James Collins and Jerry Porras over “Big Hairy Audacious” goals. Doelen die bedrijven zo inspireren dat ze iedereen optimaal motiveren. Daar zit zeker iets in, maar je moet ook oppassen dat doelen niet zo uitdagend zijn dat ze onhaalbaar worden. Dat zorgt namelijk niet voor meer motivatie, maar juist voor minder en dat was natuurlijk niet helemaal het idee.

Zeker als je doelen binnen organisaties stelt, is het handig om er voor te zorgen dat ze breed mogelijk gedragen worden. Iedereen moet er dus achter kunnen staan.

Tijdgebonden

Tot slot is het verstandig om doelen tijdgebonden te maken. Als je stelt dat er een ton extra winst gemaakt moet worden, heb je in principe geen doel gesteld. De beschrijving van je doel laat immers toe dat het ook over 80 jaar gehaald kan worden.

Wat mij betreft hoort deze stap bij specifiek en meetbaar. Als je tijdgebonden toevoegt, maak je de doelen nog exacter en begrijpelijker voor iedereen. Wat een goede tijdsspanne is hangt af van je doel. Sommige doelen kunnen snel gehaald worden en anderen hebben langer de tijd nodig. Binnen de snel veranderende realiteit van vandaag de dag is het niet handig om doelen van 20 jaar te stellen. Over het algemeen stellen we doelen voor maximaal vijf jaar en minimaal een maand.

Als je doelen SMART maakt, heb je een veel grotere kans dat ze ook daadwerkelijk motiveren en inspireren en het gedrag van jouzelf en je team sturen. Toch zitten er ook wel gevaren aan het stellen van SMART-doelen. Die bespreek ik in de volgende paragraaf.

Gevaren bij het stellen van SMART-doelen

In hun artikel met de prachtige naam: “Goals Gone Wild: The Systematic Side Effects of Over-Prescribing Goal Setting” geven Ordonez aan wat er kan gebeuren als je de verkeerde doelen stelt. Ik behandel er hieronder vier.

Verkeerde doelen stellen

Doelen kunnen perfect SMART zijn en toch ongewenste resultaten hebben. Een mooi voorbeeld is de boetenorm van de politie. Dit doel voldoet aan alle eisen die er gesteld worden, maar is toch niet verstandig. Het zet agenten namelijk aan om boetes te gaan verzamelen waar het gemakkelijk is en niet waar het nodig is.

Binnen organisaties zien we dit ook. Zo was ik kortgeleden bij een organisatie die voor elk team afzonderlijk doelen op had gesteld. Het waren keurige SMART doelen en de teams presteerden goed. Er was echter een probleem, de teams werken niet samen. Sterker nog, in sommige gevallen werkten ze elkaar actief tegen omdat het succes van het ene team maakte dat de doelen van het andere team niet meer gehaald konden worden. Het is daarom belangrijk om goed na te denken over de (onbedoelde) effecten van je doelen.

Realistisch is niet gemakkelijk

Locke & Latham geven in hun artikel al aan dat doelen uitdagend moeten zijn. Ze moeten ons het idee geven dat we ons moeten inspannen, dat we het beste van onszelf moeten geven en dat we vol gas vooruit moeten. Als dat niet het geval is, zal er weinig motivationele kracht vrij komen.

Vooral wanneer je doelen in een ongemotiveerd team stelt (en voor hen is het stellen van doelen juist belangrijk), moet je er voor oppassen dat het team de doelen niet te sterk naar beneden bijstelt. Mensen begrijpen natuurlijk zelf ook wel dat het bereiken van een doel iets van hun vraagt en vooral voor ingedutte teams is dat niet altijd een fijn vooruitzicht. Enige onderhandeling is dus prima en goede argumenten moet je zeker meenemen. Het is echter niet aan te raden om al te gemakkelijk doelen te stellen, anders kun je net zo goed geen doelen stellen.

Niet op tijd bijsturen

Vooral voor doelen op de zeer lange termijn is het belangrijk om regelmatig te evalueren. Niet alleen om te kijken of de doelen gehaald worden, maar ook om te kijken of de doelen nog wel belangrijk zijn.

Zoals ik eerder uitlegde sturen SMART doelen je aandacht, daarom zijn ze zo effectief. Dat zorgt er voor dat je dingen die je kunnen helpen bij het behalen van je doelen beter opmerkt. Aan de andere kant zorgt het er ook voor dat je dingen die niet direct van toepassing zijn op je doelen over het hoofd ziet. Ook dingen waaruit blijkt dat je doelen achterhaald, ronduit verkeerd of gevaarlijk zijn. Dat wil je natuurlijk niet hebben. Daarom is het belangrijk om zeer regelmatig een stapje achteruit te doen om te kijken of je nog op de juiste weg bent. Anders ben je voordat je het weet bezig om zoveel mogelijk platenzaken uit de grond te stampen terwijl Spotify net is uitgevonden.

Teveel doelen stellen

SMART-doelen zijn goed, dus meer SMART doelen zijn nog beter! Toch? Helaas werkt het zo in de praktijk niet. Uit onderzoek blijkt dat mensen die meerdere doelen nastreven de voorkeur geven aan het makkelijkste doel. Zelfs als het maar over twee doelen gaat. Zo blijkt dat wanneer je op kwaliteit en kwantiteit stuurt, mensen de voorrang geven aan het gemakkelijkst te behalen doel. Meestal zal dat kwantiteit zijn. En het hoeft je niet te verbazen dat meer doen meestal ten koste gaat van de kwaliteit.

Over het algemeen heeft het de voorkeur om een uitdagend doel te stellen en daarop te sturen. Dan is het echt voor iedereen duidelijk wat er moet gebeuren. Zeker voor organisaties is het best een klus om goede doelen op te stellen. Doe dat dus aandachtig en hou regelmatig de effecten in de gaten. Hieronder beschrijf ik een stappenplan om SMART doelen te kunnen stellen.

SMART doelen stellen in vier stappen

Hoe kom je nu tot SMART doelen? Omdat iedereen weet dat het moet, maar niet veel mensen het doen, ga ik er maar even vanuit dat veel mensen last hebben met de praktische uitvoering. Daarom geef ik hier een handleiding in vier stappen om SMART doelen te stellen.

Stap 1: bepaal wat je belangrijk vindt

Wat mij betreft is het allereerst belangrijk om duidelijk te hebben wat je wil bereiken. Dat klinkt nogal voor de hand liggend, maar het is vaak nog een hele klus om dit duidelijk te krijgen.

Een bedrijf dat we geholpen hebben om SMART doelen te stellen, had bijvoorbeeld een aantal wensen:

• Ze wilden meer producten verkopen
• De productportefeuille moest uitgebreid worden
• Er moesten meer goede krachten binnengehaald worden
• Het bedrijf moest financieel gezonder worden
• De merknaam moest beter bekend worden

Bijna elk bedrijf heeft op deze manier meerdere doelstellingen. Ze kunnen echter meestal niet allemaal tegelijkertijd gehaald worden. Tegelijkertijd is het zo dat sommige doelstellingen subdoelen zijn van anderen. In de bovenstaande lijst is het uitbreiden van de productportefeuille bijvoorbeeld een goede manier om meer producten te verkopen. En meer verkopen helpt over het algemeen om een bedrijf financieel gezond te maken (even aangenomen dat je winst maakt).

Stap 2: Maak het doel SMART

Als je eenmaal hebt besloten wat je doel gaat worden, is het de uitdaging om het SMART te maken. Daarvoor kun je voor de volgende uitdagingen komen te staan:

Hoe maak je het doel meetbaar? Veel doelen kun je op veel verschillende manieren meten, maar voor welke kies jij? Is het doel acceptabel? Is het een doel waar iedereen in het team zich achter kan scharen? Komt het overeen met bestaande doelstellingen en de missie en visie van het bedrijf? Is iedereen er klaar voor om dit doel na te jagen? Is het doel realistisch? Niet te moeilijk, niet te makkelijk? Waarop baseer je dat dit haalbaar is en kan het misschien nog beter? Op welke termijn ga je het doel stellen en wat worden je tussendoelen?

Voor een antwoord op deze vragen zul je een antwoord moeten bedenken dat past bij jouw situatie. Er is in dit geval geen one-size-fits-all oplossing te geven.

Stap 3: Vertaal het doel naar actie

Bij sommige bedrijven zien we dat ze een doel stellen, het op de muur plakken en dan allemaal gaan rennen om het doel te halen. Dat is nog steeds beter dan geen doel stellen, maar ook niet helemaal ideaal.

Beter is het om even te gaan zitten om te bedenken welke stappen er gezet moeten worden om het doel te behalen. Om dit voor elkaar te krijgen gebruiken we vaak de “top van de berg” methode. Als je doel het top van de berg is en jij nu aan de voet staat, kun je vervolgens bedenken welke stappen er nodig zijn.

Stel dat een bedrijf 20% meer omzet wil halen. Tussenstappen kunnen dan zijn:

• Een nieuwe verkoper aannemen
• Een nieuw product ontwikkelen (heeft natuurlijk ook op zich de nodige tussenstappen)
• Een verkooptraining voor de bestaande verkopers
• Een nieuwe marketingcampagne

Dit kun je vervolgens nog verder specificeren in taken. Op dit moment kun je ook nog even kijken naar de realiteit van je doelstellingen. Als blijkt dat je een gigantische hoeveelheid taken hebt, moet je daar in je tijdslijn ook rekening mee houden.

Stap 4: evalueer regelmatig

Als je eenmaal een doel gesteld hebt, is het belangrijk om regelmatig te evalueren. Methoden als scrum en agile zijn hier heel goed in en evalueren praktisch elke dag. Nu is dat in sommige gevallen wat overdreven, maar het is van groot belang om langdurige plannen regelmatig te bespreken. Je kunt het dan hebben over:

• Hoe er gepresteerd wordt
• Hoe reëel het tijdsschema nog is
• Of het doel nog wel relevant is
• Of iedereen nog op dezelfde golflengte zit

Moderne projectmanagementmethoden gaan specifiek in op het gevaar om te lang te blijven werken aan iets dat niet werkt. Om dit te voorkomen is het belangrijk dat je regelmatig checkt hoe je doelen er voor staan.

Tot slot

Ik heb dit artikel geschreven in een serie over leiderschap. Dit omdat het stellen van (SMART) doelen een enorm belangrijke taak is voor leiders. Misschien wel de belangrijkste.

Als je meer hulp kunt gebruiken bij het stellen van de juiste doelen, kun je deelnemen aan onze leiderschapstraining. Daarin presenteren we methoden die je direct in de praktijk toe kunt passen en die er voor gaan zorgen dat de prestaties van je team zonder meer stijgen.

Lees ook eens het artikel over oplossingsgericht werken, een methode die goed toepasbaar is voor leidinggevenden.