De absolute klassieker op het gebied van timemanagement is het boek: Getting things done. Zoals de titel al zegt, zorgt het boek er voor dat je meer dingen gedaan krijgt. Productiever worden is echter niet het enige doel. De methode moet er ook voor zorgen dat je minder gestrest raakt van je werk. Dit alles wordt door David Allen gepresenteerd in een overzichtelijk stappenplan.
Als praktische gids richt het boek zich er vooral op om de stroom van taken die je hebt onder controle te krijgen. Veel mensen hebben hun hele kantoor vol liggen met “losse eindjes”. Dit zijn bijvoorbeeld werkzaamheden die nog gedaan moeten worden, mensen die nog gebeld moeten worden en emails die nog verstuurd moeten worden. Getting Things Done biedt een systeem om deze losse eindjes allemaal onder te brengen in één agendasysteem. Dat systeem bestaat uit een agenda, een actielijst en een overzichtelijk archief. De gebruiker hoeft de taken in dat systeem daarna alleen nog uit te voeren.
Allen gaat er van uit dat gecategoriseerde “losse eindjes” niet meer in je hoofd zitten. Als je moet onthouden dat je vanmiddag nog boodschappen moet doen, zal dit steeds in je hoofd zitten. Als je er daarentegen zeker van bent dat je op tijd gewaarschuwd wordt zodat je dit niet vergeet (door bijvoorbeeld een reminder in je telefoon te programmeren), zul je het uit je hoofd kunnen zetten. Dat zorgt er voor dat je meer ruimte in je hoofd hebt om je op belangrijke taken te kunnen categoriseren. Bovendien raak je hierdoor minder snel gestrest omdat je gemakkelijker het overzicht houdt.
Het grote nadeel van het boek is dat het vrij beperkt is. Allen richt zich vooral op het vormgeven van een systeem waarmee je overzicht krijgt. Om beter te kunnen presteren heb je echter ook zelfdiscipline nodig en motivatie. Allen refereert hier wel naar, maar behandelt het allemaal vrij summier. Het zou de moeite waard zijn om hier nog wat extra pagina’s aan te besteden.
GTD biedt een waterdicht systeem om orde te creëren in je leven. Naar mijn mening drijft Allen soms zelfs door in de richting van teveel systematiseren. Wie zijn tips allemaal uitvoert, loopt het risico dat hij meer tijd besteedt aan de planning dan aan de daadwerkelijke uitvoering. Het staat iedereen echter vrij om alleen die elementen uit het systeem te halen die hij zinvol acht. Daarom kan het uitstekend functioneren als een handboek voor iedereen die orde wil aanbrengen in zijn leven.
Brouteers zijn professionals met een rebels randje en altijd op zoek naar goud. Lees verder als jij meer weten over wie we zijn of hoe we werken. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op!
