Er is steeds meer oog voor werkdruk en burn-outs. De oorzaak kan, naast bijvoorbeeld een enorme workload, ook zitten in het gevoel van altijd bereikbaar moeten zijn. Je hebt het idee dat je nooit af kan schakelen. In de digitale wereld van vandaag is er namelijk één constante: de continue stroom van communicatie. Of het nu via e-mail, WhatsApp, Slack of andere platformen is, we worden dagelijks overspoeld met berichten die onze werkdag invullen. Helaas heeft deze constante connectiviteit zijn tol geëist op het welzijn van veel werknemers. De werkdruk neemt toe en de stressniveau’s stijgen. Productiviteit wordt hierdoor negatief beïnvloed. Wat kunnen we doen om deze overload van berichten te verminderen? En onze werkdag beter te structureren?
De impact van e-mail, WhatsApp en Slack op jouw werkdruk
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat digitale communicatie de werkdruk aanzienlijk verhoogt. E-mailberichten, WhatsApp-berichten en Slack-berichten dwingen ons om constant alert te zijn, zelfs buiten werkuren. Dit creëert een gevoel van “altijd bereikbaar” zijn, wat leidt tot verhoogde stress en verminderde productiviteit.
Volgens Harvard Business Review kan de overload aan berichten ervoor zorgen dat we ons opgejaagd voelen, waardoor we minder focus hebben en sneller afgeleid raken. De kracht van multitasken, oftewel het gelijktijdig afhandelen van meerdere berichten, blijkt veel minder effectief te zijn dan we denken. Onze hersenen kunnen niet echt multitasken en schakelen constant tussen verschillende taken, wat ons uiteindelijk minder efficiënt maakt.
Waarom communicatie centraal moet zijn
De sleutel tot het verlagen van werkdruk door digitale communicatie is het centraal organiseren van je communicatiekanalen. In plaats van de overload van losse berichten te blijven ontvangen via e-mail, WhatsApp, en Slack, kun je nadenken over hoe je communicatie beter kunt stroomlijnen. Door duidelijke afspraken te maken over wanneer en hoe je communiceert, kun je de werkdruk verlagen, je focus verbeteren en zelfs je werkprivébalans herstellen.
Praktische tips om een burn-out door communicatie-overload te voorkomen
- Maak duidelijke communicatieafspraken binnen je team Leg met je collega’s vast welke communicatiekanalen voor welke situaties gebruikt worden. Bijvoorbeeld: voor snel overleg gebruik je WhatsApp of Slack. En voor gedetailleerde informatie en documenten is e-mail geschikt. Maak daarnaast afspraken over de reactiesnelheid: beantwoord e-mails binnen 24 uur, maar WhatsApp-berichten kun je pas later behandelen.
- Voorkom het “altijd online” gevoel Stel duidelijke grenzen voor je bereikbaarheid, zowel tijdens als buiten werkuren. Geef bijvoorbeeld aan dat je alleen tijdens kantooruren beschikbaar bent voor werkgerelateerde berichten. Dit kan eenvoudig via je Slack-status of je e-mailhandtekening. Het helpt om een buffer te creëren tussen werk en privé.
- Gebruik Slack efficiënt Slack is een geweldige tool voor snel contact, maar het kan snel leiden tot een chaotische werkdag vol notificaties. Maak gebruik van Slack’s kanalen om gerichte gesprekken te voeren over specifieke onderwerpen in plaats van oneindige privégesprekken te starten. Zet meldingen uit voor niet-urgente kanalen en geef prioriteit aan belangrijke berichten.
- Plan vaste tijden voor e-mail en berichten In plaats van constant je inbox of WhatsApp te checken, plan je specifieke momenten in je werkdag om berichten te lezen en te beantwoorden. Dit helpt niet alleen om je focus te behouden, maar voorkomt dat je afgeleid wordt door continue meldingen.
- Zorg voor een duidelijke “out-of-office” boodschap Of je nu op vakantie bent of gewoon even offline wilt zijn, gebruik een automatische e-mailreply en Slack-status om aan te geven wanneer je beschikbaar bent. Dit stelt anderen in staat hun verwachtingen af te stemmen op jouw beschikbaarheid en vermindert de druk om snel te reageren.
- Maak gebruik van projectmanagementtools Tools zoals Trello, Asana of Monday.com helpen je om projecten en communicatie rondom taken op één plek te centraliseren. Dit vermindert de afhankelijkheid van verspreide berichten via WhatsApp en e-mail en zorgt voor meer overzicht. Door taken en updates te delen in een centraal platform kun je de communicatie helder en georganiseerd houden.
Conclusie: communicatie is de sleutel
De overvloed aan berichten via e-mail, WhatsApp en Slack kan onze werkdruk sterk verhogen en de productiviteit verminderen. Door onze communicatie centraal te organiseren en duidelijke grenzen te stellen, kunnen we niet alleen onze stress verlagen, maar ook de effectiviteit van ons werk verbeteren. Het begint met kleine veranderingen: maak afspraken over communicatie, plan tijd om berichten te lezen en te beantwoorden, en zet grenzen voor bereikbaarheid.
Door deze tips in de praktijk te brengen, creëer je niet alleen een gezondere werkdag voor jezelf, maar voor je hele team. Dus, waar wacht je nog op? Maak jouw werkdag minder druk en geef jezelf de ruimte om je volledig te concentreren op wat echt belangrijk is! Vind je het spannend om met je collega’s of je leidinggevende te communiceren over jouw werkdruk? Tijdens een programma als Leading Self, leer je op een constructieve manier te communiceren zodat communicatie op zowel je werk als privé prettiger wordt en je vol vertrouwen een gesprek durft aan te gaan met iemand op de werkvloer. Succes!
