Oplossingsgericht werken is een methode die voor veel leidinggevenden heel goed kan werken. Het is een methode waarbij je het probleem niet altijd helemaal hoeft te snappen én toch hulp kunt bieden. Door zaken met een oplossingsgerichte blik te benaderen zorg je ervoor dat je een positieve sfeer in het team houdt en de samenwerking optimaal blijft. Kijk niet alleen naar wat fout gaat, maar vooral ook naar hoe het beter kan voor meer effectiviteit en een betere sfeer in het team.
Inhoudsopgave
- Wat is oplossingsgericht werken
- Oplossingsgerichte uitgangspunten
- Drie oplossingsgerichte vragen
- Oplossingsgerichte gesprekstechnieken
- Oplossingsgericht leiderschap
Wat is oplossingsgericht werken
Ik vind het altijd leuk om de kern van oplossingsgericht werken uit te leggen aan de hand van het onderstaande filmpje.
Wat is hier nu precies aan de hand? Het is handig om dit heel precies te analyseren om te begrijpen wat de probleemoplossende methode nu precies betekent.
Allereerst is er een probleem. Het probleem is dat de roltrap het niet meer doet.
Daarnaast is er een doel. Het doel is dat de mensen op hun afspraak willen komen.
Als we het nu hebben over de oplossing, komen we met ons normale spraakgebruik in de problemen. Ik gebruik daarom oplossing 1, en oplossing 2.
Oplossing 1 is de oplossing van het probleem. Hier gaat het dus mis bij deze mensen en bij een probleemgerichte manier van werken in het algemeen. De mensen op de trap zijn er van overtuigd dat een oplossing alleen kan liggen in het oplossen van het probleem.
Oplossing 2 is het verzinnen van alle mogelijkheden die leiden tot het doel. Dit vanuit het inzicht dat je soms je doel kunt halen, zonder dat het probleem opgelost is. In het filmpje zou dat bijvoorbeeld betekenen dat je gewoon omhoog loopt. Het probleem (de roltrap doet het niet) bestaat dan nog steeds, maar het doel is wel bereikt.
Het duurt vaak even voordat het kwartje valt. Daarom leg ik het nog op een andere manier uit. Kijk eens naar mijn tekenkunsten op onderstaande afbeelding.
Het inzicht van oplossingsgericht werken
Stel je voor dat Pietje onderweg is naar een huis in een dorp verderop. Hij stelt een doel. Zijn doel is dat hij een brief wil langs brengen. Zijn probleem is dat er een steen op de weg ligt. Oplossing 1 zou betekenen dat de steen uit de weg geruimd moet worden. Van oplossing 2 zijn er talloze. Zo zou je kunnen denken aan:
- Over de rots heen klimmen
- Om de rots heen lopen
- Iemand opbellen en je brief over de rots gooien
- Een email sturen of faxen
En zo kun je ongetwijfeld nog wel meer oplossingen bedenken. Het inzicht van oplossingsgericht werken is met andere woorden dat je niet altijd het probleem hoeft op te lossen, om toch tot het gewenste doel te komen.
Een aantal voorbeelden:
- Je probeert al jaren over je angst voor autorijden heen te komen. In plaats van je te focussen op autorijden ga je voortaan met het openbaar vervoer. Jouw doel is nu om overal te kunnen komen.
- Van koekjes afblijven is voor jou een uitdaging als je op dieet bent. Je besluit dat je doel is om geen koekjes meer te eten (niet om ze te weerstaan) en haalt geen koekjes meer in huis.
- Je vind het lastig om klanten koud op te bellen. Meer klanten bereiken is voortaan jouw doel en je richt je op het schrijven van een boek om dat te bereiken.
- Rommel opruimen is niet het sterkste punt van jouw team. Je besluit dat je doel is om een schoon kantoor te hebben en huurt een schoonmaker in.
Wat mij betreft is dit het basisprincipe achter oplossingsgericht werken. Er zijn echter nog een aantal andere uitgangspunten waar ik het hieronder ga hebben.
Oplossingsgerichte uitgangspunten
Uitgangspunt 1: Als iets werkt, doe het dan vaker
Mensen weten vaak best wat ze moeten doen om hun problemen meer beheersbaar te maken. Om verschillende redenen kiezen ze er soms voor om dat niet meer te doen. Vaak is dat omdat ze toch weer op het probleem gericht raken.
Het klinkt als een simpel uitgangspunt, maar je zult straks zien dat oefeningen die specifiek op dit uitgangspunt gericht zijn vaak erg goed helpen.
Uitgangspunt 2: als iets niet werkt, stop er dan mee en probeer wat anders
Mensen zijn er soms van overtuigd dat hun aanpak de enige juiste is. Als die niet werkt, wordt vaak gedacht dat dit aan de persoon ligt die de aanpak (foutief) uitvoert. Of de aanpak effectief is, is nauwelijks onderwerp van discussie. De oplossingsgerichte manier van werken is daar pragmatischer in.
Veel leiders hebben hier veel moeite mee. Ze hebben een idee van de dingen die gedaan moeten worden en hoe dat eerder gedaan werd. Als de nieuwe werknemer dit niet kan op die manier, wordt er al snel gedacht dat er wat mankeert aan die werknemer. Daarmee zie je echter de kans over het hoofd dat je die medewerker op een andere manier kunt helpen.
Uitgangspunt 3: Kleine stapjes kunnen samen vaak grote veranderingen brengen
Coert Visser, één van de Nederlandse experts op het gebied van oplossingsgericht werken, spreekt tegenwoordig van “progressiegericht werken”. Wat hem betreft is het goed als een aanpak je verder helpt, het hoeft niet per se direct het gewenste resultaat te geven.
Waarschijnlijk vanuit het inzicht dat problemen in het echte leven vaak niet “opgelost” worden, maar hooguit beter hanteerbaar zijn of minder hoofdpijn opleveren. Als zaken iets beter gaan, helpt dat vaak al enorm. Als ze iedere keer iets beter gaan, kun je op lange termijn enorme verbeteringen doorvoeren.
Uitgangspunt 4: geen enkel probleem is er altijd
Uitzonderingen op de regel worden in het oplossingsgericht werken aangegrepen als uitgangspunt voor een positieve verandering. Niemand heeft alleen maar problemen en bijna niks gaat helemaal fout.
Stilstaan bij wat er wel goed gaat, kan je helpen om ideeën te ontwikkelen die je kunt inzetten om vooruitgang te boeken. Immers: als iets werkt, moet je het vaker doen. Die uitzondering kan dus het uitgangspunt zijn om verder te werken.
Uitgangspunt 5: probeer niet te repareren wat werkt
Alles aan je presteren kan beter. Volgens de oplossingsgerichte methode mag verbetering echter nooit het streven zijn. Verbetering zet je puur in om een bepaald doel te bereiken.
Dat klinkt misschien als een open deur, maar we zien dat veel mensen verbetering als een doel op zich gaan zien. Mensen zeggen bijvoorbeeld: ik zou beter willen zijn in het geven van presentaties, terwijl ze nog nooit negatieve consequenties hebben ondervonden van hun matige presentatieskills.
Het feit dat je niet perfect kunt presenteren is geen reden om je presentatietechniek te verbeteren. Pas als je merkt dat je door je gebrek aan presentatieskills je doelen niet meer kunt bereiken, is het tijd om naar een oplossing toe te werken.
In veel organisaties wordt tegenwoordig met een vorm van continue verbetering gewerkt (volgens bijvoorbeeld de Lean management methode). Die verbetering staat echter altijd in dienst van het verbeteren van de kwaliteit of het terugdringen van de kosten. Je ziet ervan af de werkvloer steeds schoner te maken als dat het bedrijf weinig oplevert.
Drie oplossingsgerichte vragen
Naast de bovenstaande uitgangspunten gebruiken oplossingsgerichte leiders ook een specifiek soort vragen. Hieronder presenteren we de twee vragen die het best bruikbaar zijn in de dagelijkse praktijk.
Oplossingsgerichte vraag 1: de Wondervraag
De wondervraag gaat ongeveer zo:“Ik heb een beetje een vreemde vraag. Stel nu, dat je straks naar huis gaat en je maakt je dag af zoals je dat van plan was. Je gaat naar huis, doet nog wat ter ontspanning en gaat dan naar bed. Je woelt misschien nog even voordat je in slaap valt, maar naar verloop van tijd lukt het je toch om in slaap te komen. En terwijl je slaapt, voltrekt zich een ‘wonder’. Een wonder waardoor al de problemen in één klap zijn verdwenen. Als je nu de volgende dag opstaat, waar zou je dan aan merken dat je problemen verdwenen zijn?”
Het moge duidelijk zijn dat je mensen op deze manier aanzet om over hun eigen proces na te denken en vooral ook om in oplossingen te denken. Meestal moeten mensen wel een beetje wennen aan de vraag, maar de resultaten zullen er naar zijn.
Oplossingsgerichte vraag 2: de schaalvraag
Een andere vraag die vast onderdeel is van de oplossingsgerichte methode is de schaalvraag.
Bij de schaalvraag nodig je de ander uit om een cijfer te geven tussen de 0 en de 10. Stel dat een werknemer bij je komt met het probleem dat hij zijn aandacht niet bij zijn werk kan houden. Je kunt dan vragen: “Op een schaal van 0 tot 10, hoe erg is het probleem nu?” Het is onwaarschijnlijk dat hij nooit en nergens zijn gedachten bij kan houden. Daarom zal hij het waarschijnlijk wel een 3 of iets dergelijks geven. Daarmee behaal je een aantal resultaten:
- Het inzicht dat je functioneren niet een zwart-wit kwestie is. Het is niet zo dat je het wel of niet kunt, maar eerder een kwestie van beter en minder goed.
- Je kunt daarna vragen of het vroeger minder is geweest. Dat geeft inzichten in wat je niet meer moet doen.
- Ook kun je vragen of het ooit beter is gegaan. Dat geeft inzichten in wat je juist meer moet gaan doen.
- Tot slot geeft het een goed houvast omdat je hiermee de resultaten van eventuele verbeter inspanningen meteen meetbaar maakt. Als het cijfer hoger wordt, moet je ermee doorgaan. Als het cijfer lager wordt, moet je wat anders proberen.
Deze simpele vraag dient dus een aantal doelen en is daarmee uitstekend geschikt om te stellen aan een medewerker die voor advies bij je komt.
Behalve vragen hebben oplossingsgerichte managers nog meer gesprekstechnieken in hun toolbox die ik hieronder beschrijf.
Oplossingsgerichte gesprekstechnieken
De manier van coachen van een oplossingsgerichte leider is anders dan die van andere leiders. Die aanpak komt naar voren in een aantal gesprekstechnieken.
Gesprekstechniek 1: vragen, niet adviseren
Oplossingsgericht werken is specifiek geschikt voor leiders die al jaren buiten het primaire proces van het bedrijf werken. Met deze methode kun je anderen toch helpen met hun problemen, zonder dat jij er per se veel vanaf weet. Het uitgangspunt van de oplossingsgerichte methode is juist dat mensen zelf al veel weten.
Een resultaat is dat je als coach in principe nooit met de oplossing probeert te komen. Je helpt anderen alleen om zelf tot de oplossing te komen. Daarom adviseer je eigenlijk nooit, maar blijf je alleen vragen stellen.
Dat is best moeilijk voor sommige managers, maar als je het onder de knie krijgt zie je dat het goed werkt. Het duurt weliswaar vaak wat langer, maar naarmate mensen er beter in worden om op deze manier te denken, ben je zelf minder tijd met de begeleiding kwijt.
Gesprekstechniek 2: complimenteren
De oplossingsgerichte methode is ervan overtuigd dat je niet teveel aandacht aan je problemen moet geven. Het is niet per se verkeerd, maar het is lang niet zo effectief als mensen soms denken.
Complimenten geven is daarom een belangrijke tool van oplossingsgericht werken. Als manager spoor je medewerkers aan om nog meer te doen wat ze al goed doen. Daarnaast help je ze om in te zien dat ze goed bezig zijn en dat de problemen best meevallen.
Gesprekstechniek 3: een hulp op hetzelfde niveau
Veel leiders vinden het moeilijk om toe te geven dat ze het zelf niet allemaal weten. De oplossingsgerichte methode spoort je juist aan om dat zo vaak mogelijk te zeggen. Dat spoort mensen namelijk aan om zelf met de oplossingen te komen. Niets is zo prettig als een baas die alle oplossingen heeft. Tenminste, voor de medewerkers is dat prettig, niet voor de baas zelf.
Als oplossingsgerichte coach ben je een partij die de ander helpt vanuit een positieve, bekrachtigende visie. Je bent ervan overtuigd dat de ander het kan en bent hoopvol, respectvol en ondersteunend. Je neemt de problemen echter niet over en lost ze ook niet voor de ander op.
Nu ik deze uitgangspunten, vragen en gesprekstechnieken besproken heb, weet je aardig wat oplossingsgericht werken inhoudt. Hieronder beschrijf ik nog waarom oplossingsgericht werken zo goed werkt voor leiders.
Oplossingsgericht leiderschap
Wat mij betreft is oplossingsgericht werken een uitstekende methode voor veel leiders van vandaag de dag. Het geeft namelijk antwoord op vragen waar veel leiders mee zitten. Ik zal hieronder een aantal voordelen bespreken.
Voordeel 1: je ontwikkelt je medewerkers
Veel leidinggevenden zitten ermee dat “hun” mensen onvoldoende initiatief nemen en erg afhankelijk van hun leidinggevende zijn. Onbewust veroorzaken veel leidinggevenden dat gedrag echter zelf. Als je elke keer als een medewerker bij je komt met een vraag, direct een oplossing paraat hebt, maak je het voor de medewerker wel erg makkelijk om volgende keer weer te komen.
De oplossingsgerichte methode werkt omdat je mensen niet zozeer helpt, maar een methode aanleert waarmee ze zichzelf kunnen helpen. Als je een aantal keer als oplossingsgerichte coach hebt opgetreden, zul je waarschijnlijk terug krijgen van medewerkers dat ze je vragen zien aankomen. “je zult nu wel zeggen: wat is eerder al goed gegaan.” Op dat moment moet je je niet betrapt voelen en alsnog advies gaan geven, maar juist toegeven dat je methode enorm doorzichtig is. Zo doorzichtig dat ze hem zelf ook kunnen toepassen!
Voordeel 2: je hoeft niet overal expert in te zijn
De hedendaagse realiteit op de werkvloer is dat alles om enorm snel veranderd. Je kunt bijna geen specialist meer worden, want tegen de tijd dat je een techniek onder de knie hebt is die weer verouderd.
Algemeen probleemoplossend vermogen is dan ook veel belangrijker dan specialistische kennis. Met de oplossingsgerichte methodiek heb je een prachtige methode te pakken waarmee je problemen te lijf kan gaan. Dat vergroot je effectiviteit in het helpen van anderen.
Voordeel 3: wat je aandacht geeft groeit
Alleen maar naar de problemen kijken, zorgt er voor dat mensen gedemotiveerd raken en de hoop verliezen. Leidinggevenden die in elk gesprek alleen maar benadrukken wat er aan mankeert, zullen nooit zo effectief zijn als hun tegenpolen die ook bespreken wat er goed gaat.
Iedereen kan oplossingsgericht leren werken. Meer aandacht besteden aan wat er werkt kan al enorm helpen om je slagkracht in het bedrijf te vergroten. Je zult zien dat de positieve, oplossingsgerichte focus meteen de sfeer in je team ten goede komt.
Wil je meer van deze aanpak weten? Schrijf je dan in voor onze leiderschapstraining. Daarbij is de oplossingsgerichte aanpak één van de onderdelen.
