Voor sommige leiders kan lean management een mooie manier vormen om het werk vorm te geven. Daarom geef ik je hier een handleiding, specifiek voor management, vol met praktische tips en trucs. Ook leg ik uit wat de lean methode is, wat lean principes zijn en hoe je kunt managen op basis van lean. Tot slot geef ik nog een aantal tips om lean te kunnen implementeren.
Inhoudsopgave
- Wat is lean?
- De 5 Lean principes
- Lean management
- Lean implementeren, vijf tips voor een soepele implementatie
- Tot slot
Wat is Lean
Lean is een methode die is ontwikkeld door Toyota. Deze autofabrikant werkte met een methode die was gericht op het continu verbeteren van kwaliteit door verspilling terug te dringen. Toyota noemde het nog geen lean, maar omdat ze zo succesvol waren, werd hun manier van werken zorgvuldig geanalyseerd. Daaruit is de lean methode ontstaan.
Een definitie van lean die vaak gebruikt wordt is:
“Een set van tools die er voor zorgt dat verspillingen opgelost en geëlimineerd worden.”
In de onderstaande video wordt in het kort uitgelegd wat de Lean methode is.
Verspilling is een woord dat niet iedere manager direct bekend in de oren klinkt. Het gaat hier over handelingen die geen waarde toevoegen. Voorbeelden van verspilling zijn:
- Transport: een product van de ene naar de andere locatie brengen. Of een werknemer naar een locatie laten gaan.
- Voorraad: de aanwezigheid van onnodig grote hoeveelheden onderdelen
- Wachten: processen die niet goed aansluiten waardoor ze vertragend werken
- Mensen niet goed inzetten: mensen inzetten op taken waar ze niet voor geschikt zijn of juist te geschikt voor zijn
- Fouten: menselijke fouten die opgespoord en veranderd moeten worden
- Computers: mensen niet goed trainen, je laten afleiden door computers, niet de juiste software hebben
Een duidelijke meerwaarde van lean is de duidelijke opsomming van verschillende verspillingen die er kunnen zijn. Daarnaast gebruikt de methode een aantal principes om er voor te zorgen dat de verspillingen beperkt blijven.
De 5 Lean Principes
In de strijd om verspilling tegen te gaan, onderscheiden we 5 lean principes. Deze vormen samen een proces dat je steeds weer kunt herhalen om zo steeds meer verspillingen tegen te gaan.
Stap 1: Waarde
De eerste stap is om te bepalen wat er nu precies zo waardevol is aan je product. Daarbij kunnen meerdere aspecten spelen. Bijvoorbeeld:
- Beschikbaarheid: een product dat morgen bezorgd kan worden is meer waard dan hetzelfde product dat over een maand bezorgd kan worden.
- Persoonlijke aandacht: vooral in de hospitality industrie is dat belangrijk, maar Coolblue is er ook groot mee geworden
- Specificaties: een waterkoker met timer is meer waard dan een waterkoker zonder
Je kunt nog talloze voorbeelden verzinnen van aspecten die waarde toevoegen aan het product. Deze stap is zo belangrijk omdat je eerst moet weten wat van waarde is voor je product, voordat je kunt bepalen wat niet waardevol is.
Stap 2: Waardestroom in kaart brengen
Het leveren van waarde heeft over het algemeen een begin en een eind. De waardestroom van een hotel ziet er ongeveer zo uit:
- Gast zoekt een hotel op internet
- Vind website en doet een boeking
- Kamer wordt schoongemaakt
- Gast arriveert
- Gast checkt uit
Natuurlijk is dit een wat simplistische voorstelling van zaken, omdat een klant misschien ook roomservice gebruikt en dineert in het hotel. Daarnaast wordt waarde toegevoegd bij het aannemen en opleiding van personeel.
Wanneer je nu heel ver inzoomt op het proces, kun je ook ontdekken welke stappen er allemaal ondernomen worden die geen waarde toevoegen. Deze kun je vervolgens proberen te vermijden.
Stap 3: Flow
Als de verspilling is opgeruimd, is het tijd om de activiteiten die wel waarde opleveren beter te doen verlopen.
Stel je voor dat er een opdracht binnenkomt bij een ontwerpbureau. De opdracht wordt uitgezet in het bedrijf, het eerste ontwerp wordt gemaakt en naar de klant gestuurd voor een review. Waarschijnlijk ontstaat er op dit moment een wachttijd. De klant ziet het binnenkomen en moet tijd vrij maken voor een analyse. Een betere flow zou zijn om bij het verkrijgen van de opdracht alvast een afspraak te maken voor de evaluatie. Dit natuurlijk in overleg met de uitvoerders. Op die manier kun je direct feedback verzamelen en weer door met je opdracht.
Het woord ‘flow’ staat voor het soepel verlopen van de keten van taken die voltooid moet worden om tot een dienst of product te komen. Hoe gemakkelijker en sneller die op elkaar aansluiten, hoe groter de flow is.
Stap 4: Pull
Als leverancier kun je producten op twee verschillende manieren produceren. De push-methode houdt in dat je een flink aantal producten maakt, zodat je er een aantal op voorraad hebt. De Pull methode houdt in dat je pas begint met de productie zodra de order geleverd is.
Wanneer je tot een beter Flow komt gebeuren er twee dingen die positief voor het bedrijf zijn, namelijk:
- Het product kan sneller geleverd worden. In het voorbeeld van het ontwerpbureau zagen we al dat de klant veel sneller zijn ontwerp heeft.
- Als een gevolg daarvan hoeft een bedrijf ook minder (of zelfs geen) voorraad te houden, wat vaak zorgt voor minder verspilling.
Bijna geen enkel bedrijf kan helemaal op basis van behoefte produceren en in sommige gevallen is dat zelfs onhandig. Echter, hoe meer voorraad hoe minder effectief het bedrijf. In deze stap probeer je daarom de voorraad te minimaliseren door meer op de pull-wijze te gaan produceren.
Stap 5: Perfectioneren
De stappen 1 tot en met 4 zijn een goede start van het proces, maar ze zijn niet wat lean tot lean maakt. Lean is namelijk een filosofie en geen methode. De kern van de filosofie is dat iedereen in het bedrijf blijft streven naar verbetering.
Een typerende vraag die een lean-consultant kan stellen is: gebruik je alle hersenen in het gebouw? Klassieke managers zijn vaak geneigd om zelf te bedenken hoe het moet en om vervolgens opdrachten te geven aan de werknemers. Dan gebruikt hij alleen zijn hersenen. Lean management spoort de gehele organisatie aan om mee te denken en gebruikt zo alle hersenen van de organisatie.
Je kunt pas zeggen dat je als organisatie lean bent als je het proces van 1 tot en met 5 een aantal keer doorgegaan bent. Ik ben persoonlijk zelfs geneigd om te stellen dat je pas echt lean bent als je dit proces blijft doorgaan. Elke dag weer.
Lean Management
Als je volgens de lean methode wilt gaan leidinggeven, past je stijl goed bij situationeel of transformationeel leidinggeven. Op het eerste gezicht lijkt deze methode namelijk vooral taakgericht, maar als je onder de motorkap kijkt zie je dat het vooral op de mensgerichte aspecten van je leiderschap aankomt.
Taakgerichte eigenschappen
Zoals je hiervoor heb gelezen, is de lean methode vooral gericht op het verbeteren van de processen in het bedrijf. Uiteindelijk wil je als leidinggevende voor elkaar krijgen dat het proces zo soepel mogelijk verloopt. Je streeft naar een hoge doorloopsnelheid, een efficiënte inzet van al je middelen en zo weinig mogelijk fouten. Kwaliteit vergroten door verspilling tegen te gaan dus. Dat tegengaan van verspilling geld dus ook voor jouw werk als leidinggevende. Je streeft ernaar om je tijd alleen in te zetten als dat er voor zorgt dat het bedrijf beter gaat presteren. Dat spreekt voor zich, maar in de praktijk blijkt dat het niet altijd nageleefd wordt.
Mensgerichte taken
Toch is de lean methode niet primair een taakgerichte manier van leidinggeven. Dat je dit goed begrijpt is van groot belang als je met lean aan de slag wil. Continu verbetering kan alleen maar bereikt worden als het hele bedrijf daar mee bezig is. Dus niet alleen de leidinggevenden en het hoger management, maar elk individueel personeelslid. Daarom heb je als leidinggevende de ingewikkelde opdracht om iedereen “mee te krijgen” in je streven naar continu verbetering. Daar kun je alle aspecten van mensgericht leiderschap uit de kast trekken. Dat begint met het inspireren en motiveren van mensen. Daarnaast heb je ook te maken met het ontwikkelen van mensen. Deze manier van werken vraagt namelijk zelfstandig nadenken en niet alleen het opvolgen van strikte orders. Dat vraagt vaak dingen van medewerkers die ze niet gewend zijn. In klassieke vormen van management ben jij de hersenen. In Lean zorg jij ervoor dat alle hersenen in het team aan het werk zijn.
5 Tips Voor Een Soepele Implementatie Van Lean
De vijf lean principes die we hierboven beschreven hebben, vormen al een goed stappenplan om aan de slag te kunnen met Lean. Toch gaat het hier vooral over inhoudelijke stappen en niet zozeer over organisatieverandering. Hieronder beschrijf ik een aantal zaken waar je in de praktijk rekening mee moet houden.
Tip 1: zorg voor budget en toezeggingen
Als je als manager wordt ingehuurd om aan lean projectmanagement te gaan doen of om de “lean-man” te worden in het bedrijf, weet je eigenlijk al dat het niet veel gaat worden. Lean is niet een kunstje dat je in een deel van het bedrijf kunt uitrollen. Natuurlijk kan het lean gedachtegoed je wel helpen, maar het gaat vooral over de mindset van de medewerkers. Om die te veranderen heb je budget nodig en de wil van de gehele organisatie om deze verandering door te maken.
Tip 2: train iedereen
Ik begrijp goed dat het niet haalbaar is om de hele organisatie door een formele leantraining te laten gaan. Maar iedereen in de organisatie moet wel weten wat lean is. Het managementteam en alle leidinggevenden moeten minimaal getraind worden. Zij kunnen dan weer ingezet worden om de medewerkers te trainen. Je kunt ook boeken uitdelen, apps inzetten en instructies op de werkvloer geven. Als iedereen maar weet wat de kern van lean is.
Tip 3: begin met de technieken en eindig met de mindset
Hoewel het veranderen van de mindset van de medewerkers waarschijnlijk de belangrijkste stap is binnen lean, is het verstandig om daar niet mee te beginnen. Je zaait dan op een grond die er waarschijnlijk nog niet klaar voor is. Beter is het om eerst te beginnen met het uitleggen en invoeren van de verschillende technieken. Dat geeft mensen vaak al een globaal idee over lean. Wanneer dat helder is staat er al een basis waarop je de lean-mindset vervolgens kunt bouwen.
Tip 4: zorg eerst dat er een goed meetsysteem staat
Je kunt niet vooruitgaan als je niet kunt meten waar je stond en waar je uiteindelijk gekomen bent. Daarom is het van groot belang dat je kunt meten wat je wilt verbeteren. Als je bijvoorbeeld de doorlooptijd van je producten wilt vergroten, is het van groot belang dat je kunt meten hoeveel tijd het kost om een product te maken. Dat lijkt heel simpel, maar het blijkt vaak toch een flinke opgave te zijn. Het implementeren van dit soort meetsystemen moet voorrang krijgen op de implementatie van lean. Zonder meten kan er namelijk geen lean zijn.
Tip 5: neem de tijd
Lean implementeer je niet van de een op de andere dag. Enerzijds moet je wel al snel resultaten kunnen zien, maar als je het ene probleem oplost dient het andere probleem zich vaak al aan. Het is dus handig om niet de illusie te hebben dat je in 2 maanden lean gaat invoeren. Dat komt overigens overeen met het idee dat lean over continu verbetering gaat. Het werk is dus nooit klaar. Neem daarom je tijd om lean te implementeren. Probeer zo snel mogelijk voor resultaat te zorgen, maar bereid mensen er anderzijds op voor dat het niet snel geregeld is. De organisatie is daar gemakkelijk twee tot drie jaar mee bezig. En als het eenmaal staat heeft het continu onderhoud nodig.
Tot slot
Lean is een mooie manier om een organisatie te stroomlijnen. Het geeft een hoop handvaten aan leiders, maar vraagt ook veel van hen. Hoe je mensen motiveert en opleidt krijgt over het algemeen niet heel veel aandacht in trainingen, terwijl het daar wel in grote mate over gaat. Daarom is het verstandig om, als je met lean begint, ook een leiderschapstraining te volgen. Daar kun je namelijk alles leren wat er bij leiderschap komt kijken.
