Hoe overleef je Zoom fatique?

Meeting #9 deze week en het is pas woensdag… Thuiswerken heeft als bijzondere bijwerking dat voor elk wissewasje meetings worden gepland. En iedereen is welkom! Maar of dat nou altijd slim is? Met deze 5 tips maak je jouw meetings wél echt zinvol.

Voorkomen is beter dan genezen

Ken je dat uitgebluste gevoel na te veel of te lange meetings? Zoom Fatigue is vooral een teken van ineffectiviteit. Het betekent dat er iets misgaat in de voorbereiding of organisatie van je meeting. Je zit het in veel dingen terug: een agenda ontbreekt, niemand notuleert, dezelfde onderwerpen blijven terugkomen, er wordt veel geklaagd en afspraken zijn niet duidelijk. Voor je het weet verzandt een vergadering in een urenlange alles-in-een-bijklets-vergadersessie. Achteraf vraagt iedereen zich af wat er eigenlijk is besproken. Wil je Zoom Fatigue effectief aanpakken? Doe er dan aan de voorkant iets aan. Want als je er eenmaal in zit, is er niet veel meer aan te doen.

Tip 1. Een goede voorbereiding is alles

Een meeting komt niet uit de lucht vallen. Dat is in ieder geval niet de bedoeling. Een goede meeting wordt écht voorbereid. Dat begint met een duidelijke agenda, het aanwijzen van een voorzitter en het afspreken van een begin- en eindtijd. Zo weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. De onderwerpen zijn duidelijk, je kunt je even inlezen én je weet hoelang het duurt.

Tip 2. Wees duidelijk over de verwachtingen

De ene collega verwacht misschien een puur inhoudelijke vergadering. Snel, zakelijk, praktisch. De andere collega snakt juist naar dat informele gesprekje. Als je niet op dezelfde lijn zit, kan dat flink botsen. De één is geïrriteerd vanwege het ‘onbelangrijke geklets’ en de ander omdat die ‘steeds werd afgekapt’. Eindstand? Allebei ontevreden én veel tijd verspild. Wees daarom vooraf duidelijk. Wat zijn de behoeftes? En hoe vul je dat goed in? Soms kun je ervoor kiezen om de eerste 10 minuten een informele opening te doen. Zoals je dat op kantoor ook hebt bij het binnenlopen van de vergaderruimte. Iedereen kletst even kort bij. Na 10 minuten roept de voorzitter de groep tot orde. Tijd om inhoudelijk aan de slag te gaan.

Tip 3. Accepteer niet klakkeloos elke vergadering

We hebben de neiging om elke uitnodiging voor een vergadering te accepteren. Is dat wel nodig? Moet je écht bij de vergadering zijn? Als je denkt dat je gemist kunt worden, bespreek dat dan met de voorzitter. Leg uit dat je liever doorwerkt en na afloop de notulen leest of de gespreksopname terugluistert. Je kunt er ook voor kiezen om slechts een deel van de vergadering – bij één agendapunt – in te haken. Zo ben je toch bijgepraat, maar kun je jouw tijd efficiënter besteden. Voor de kwaliteit van de meeting is het ook goed: Mensen die niet écht bijdragen, leiden vaak alleen maar af.

Tip 4. Give yourself a break

Kom je uit een vergadering die niet effectief was? Zorg voor jezelf. Ga weg bij het scherm, loop even naar buiten of plof op de bank met wat drinken. Doe iets om uit de Zoom Fatigue te breken. In Italië noemen ze dit wel de pomodorimethode. In een klassieke salade caprese worden de tomaat en mozzarella in plakjes gesneden en om-en-om gepresenteerd. De afwisseling maakt het aangenaam. Dus heb je net een te lange meeting gehad? Ga even iets anders doen voor je weer aan het werk gaat. De boog kan niet altijd gespannen staan.

Tip 5. Blijf evalueren

Merk je dat je, ondanks alle pogingen, toch na elke vergadering helemaal leeg bent? Gooi het in de groep. Peil bij je collega’s of zij hier ook last van hebben. Ontdek samen wat je eraan kunt doen. Evalueer met regelmaat de meetings: wat gaat goed en wat kan beter? Zo kun je er met elkaar uithalen wat erin zit.

Gratis try-out?

Zoom Fatigue is één van de vijf grootste frustraties van virtuele teams. Wil je weten wat de andere vier zijn én hoe je hiermee als team aan de slag kunt? Dan is ons programma Working Apart Together écht iets voor jou. Onze Brout coach helpt je graag.